突然ですが、会議の後の議事録
書くの面倒ですよねー。
でも、議事録はとても大切なものなのです。今回は、議事録についてご説明をします。
目次:できる女（ひと）の議事録
- 議事録が大事な理由
- 議事録のとり方
- 議事録は自分を守るもの
- 送り方
- まとめ
議事録が大事な理由
議事録は、何を話して、どう決まったかを簡潔に書くものです。
話し合ったことでも、人によって認識の違いがでてくることもあります。また、人の記憶は時が過ぎていくと曖昧になってきます。
せっかく時間を割いて話し合ったことでも、これでは無駄になってしまいます。
そのためにも、きちんと議事録にとり、関係者全員に送ります。
これがあれば、認識の相違がなくなり、時が経って忘れてしまっても思い返すことができます。
議事録のとり方
議事録は事細かに書く必要はありません。
- 会議の議題
- 日時
- 参加者
- 決まったこと
- 次のアクション、アクションオーナー、期限
- 次の会議日時（次がある場合）
など
簡潔に記載をします。
書記に依頼
もし、あなたが会議の主催者で、会議の会話に積極的に参加をしなければいけない立場で、議事録を書くためのメモを会議中にできない場合は、書記を別にたてて、その人に記載をしてもらいましょう。
とはいっても、書記を頼める人もいないは、
レコードを使用してみる
ICレコードなど録音ができるものを使用するというのもあります。
Web会議（Teams、Webexなど）では、録音機能があります。その録音機能をすれば、会議終了後、議事録をまとめるのに役立ちますし、また、そのレコード内容そのものが議事録として使用できる場合もあります。
ただし、この場合は、あらかじめ参加者に
録音をして良いか
レコードを議事録で使用して良いか
と、事前に確認をとることが必要です。
中には、勝手に録音をされてとても不愉快な思いをする人もいます。そのためにも事前に、確認をしましょう。
Templateを使用
自分で議事録を作成する場合は、会議前までにあらかじめ記載できることは記載をしておきます。
- 会議の議題
- 日時
- 参加者
- 次の会議日時（次がある場合）定例会などで決まっている場合
会議開始後、参加者に変更があった場合、その場または、会議終了後、ほんの少しだけ変更をすればいだけです。
この一手間が後で、後でとても楽になります。
議事録は自分を守るもの
会議の中には、誰が何をするということも明確に書く必要があります。
このアクションオーナーの所在が不明ですと、後々問題になってくる場合があります。
例えば、取引先との会議で、何かの作業を取引先が行うと話したのにも関わらず、作業内容だけを書いていると、認識の違い、記憶が曖昧になってきて、取引先はあなたの会社が行ってくれるものと思い込んでいる場合もあります。
その認識の違いによって、費用や作業者の作業や責任範囲などにも影響をしてきます。これでは、何のために会議で話し合ったのかと、無駄になってしまいます。
そのためにも、きちんとアクションオーナー、アクション内容、期限
などを明記します。
議事録はある意味、自分を守るものでもあります。
きちんと明記をしましょう。
録音だけの場合でしたら、最後にまとめとして、
- 決まったこと
- 次のアクション、アクションオーナー、期限
- 次の会議日時（次がある場合）
を話して、会議を終了しましょう。
送り方
会議終了後、議事録を簡潔に記載をし、関係者全員に送ります。関係者とは、参加者だけでなく必要な場合は、参加をしていない上司なども含め送ります。
送るタイミングは、その日のうちに送りましょう参加者の記憶がだんだんと薄れる前に、早く送りましょう。
また、会議終了後できるだけ早く（30分または、1時間後以内）に送ることをお勧めします。参加者だけでなく、あなたの記憶もだんだんと薄れてきます。早く書いて、早く送りましょう。
あとで、と、思っていると次から次へと仕事がきて、書くタイミングが遅くなり、どんどん記憶も薄れてきます。
心理学者のヘルマン・エビングハウスの忘却曲線によりますと、
- 20分後には、42％忘れる
- 1時間後には56％忘れる
- 9時間後には64％忘れる
- 1日後には67％忘れる
- 2日後には72％忘れる
- 6日後には75％忘れる
- 31日後には79％忘れる
と、あります。なんと、1ヶ月経つと8割忘れてしまいます。
また、他の仕事をしながら、「あー、議事録を書かなければー」と、思いながら仕事をしていると集中もできません。そのためにもできるだけ早く送って、そのタスクを終了し、他の仕事に専念しましょう。
また、会議終了後、すぐに議事録を送る人は仕事ができる人と思われます。あなたと参加者全員が満足ができるよう、なるべく早く送りましょう。
まとめ
いかがでしたか？
会議が終了をしたら、簡潔にまとめた議事録をすぐに送り、やらなければいけないタスクを一つ消すことで、他の次の仕事を効率よく進め、なるべく定時後はなるべく早く帰れるようにしましょう。
そして、あなたのプライベートタイムのために。
仕事もプライベートも充実しましょう。
