あなたは毎日、どれくらいのメールのやりとりをしていますか？
忙しくて仕上げなければいけないプレゼン資料やエクセルファイル
集中したいのに、沢山のメールが送られてくる
本当に、大変ですよね
仕事を効率よく進めるためには、メールを効率よく使いこなすのも大事な１つ。
ここでは、選りすぐりの７つの使いこなしテクニック
効率よくメールを使いこなす7つの方法
をご紹介
ここではOutlookの普段私がやっている方法をご紹介します。
この一工夫によって、たくさんの労力や時間を削減することができ、仕事がスムーズに行うことができます。
目次：効率よくメールを使いこなす7つの方法
- メールの文章
- シグネチャー
- 不在メール
- 件名でSort（ソート）
- カテゴリー
- 自動振り分け
- テンプレート
まとめ
1.メールの文章
まず、メールを効率よくやりとりをするための基本的な文章についてです。
それは、ずばり、結論をどこに書くかということです。
お勧めの方法は、
最初に結論を書く
と、いうことです。
全てとはいいませんが、特に日本の人に多いのが、
最後に結論を書く
メールを多く見受けられます。
最初に結論を書いていれば、受け取った人は何を伝えられているのかをすぐに把握できます。特に上層部の人たちはたくさんのメールと多忙な仕事に追われています。その人たちがメールを見て、すぐに理解できて、返信をしようと思うのは、
結論を最初に書く
ということです。
結果の報告なのか
Yes or Noの回答を求めているのか
最初の数行を読めばわかるようにします。
詳細は、その後に描きます。そのため、端的に最初に結論を書くのがとても大事です。
ところが、だらだらと経由を述べられて最後に結論があると、読むのが苦になってメールを閉じられることもあります。
もし、あなたが受け取る立場だったら、どうでしょう？
当然、前者の
結論を先に書く
メールの方がいいですよね？
そして、求める答えも
Yes or No
または、
承認する or しない
など
こうすることによって、相手の何度も返信の催促をしなくてもすぐに返信を得ることができます。
2.シグネチャー
あなたはシグネチャーを使っていますか？
シグネチャーとは、署名のことです。
メールの最後に表示されるもので、
- 会社名、部門
- あなたの役職
- 名前、電話番号
これらの項目を必ずつけるようにすることをお勧めします。
そうすることによって、メールを受け取る人達がどういった人からのメールなのかを判断することができます。
また、電話番号を入れておくことにより、受取人が電話をする際、あなたの名刺を探すことなくすぐにメールのシグネチャーから読み取れるので、連絡をすることができます。
シグネチャーの設定方法
Outlookの
- ファイルメニュー
- オプション
- メール
- 署名をクリック
- 新規作成をクリック
- 名前を作成 この名前は、あなたがわかりやすい名前にします
- OK
- 署名の編集欄で、シグネチャーを入力し、
- OK
- 規定の署名を選択欄にて、新規メッセージや返信の項目であなたが作成をした名前を選択
- OK
これで、新規作成や返信をする際にも
あなたのシグネチャーが表示されます。
もう１つのシグネチャーの便利な使い方
ここで、もう１つシグネチャーの便利な使い方をご紹介します。
決まっている長い文章などを作っておくと便利です。
たとえば、会議などが終わったあとに
宛先の皆様
先ほどは、ご参加ありがとうございました。
議事録を添付しますので、ご確認ください。
など
送る場合、上記のシグネチャー作成方法で、名前を例えば、
会議終了後
と作成し、参考分を署名欄に作成します。
この時は、以下の設定は不要です。
- 規定の署名を選択欄にて、新規メッセージや返信の項目であなたが作成をした名前を選択
そして、メールで参考分を送る際は、
- 新規作成メールを開き
- 挿入
- 署名を選択
- 会議終了後署名を選択
そうすると、参考文がメールに挿入されます。
毎回、同じような長い文章を全て入力をするのは面倒ですし、以前送ったメールを探し出してコピーアンドペーストをするのも時間がかかります。
このように、シグネチャーを作成してしまえば、あとは、簡単に文章を挿入することができるので、時短と誤字脱字をすることなく送ることができます。
なお、議事録については、
をご参考に
3.不在メール
あなたがお休みや外出をし、メールを読むことができない時は、不在メールの設定をしておきましょう。
不在メールのサンプル
不在メールの書き方は、たとえば以下のような文面になります。
ご連絡ありがとうございます。ただいま、外出のためメールを読むことができません。お急ぎの場合は、こちらへご連絡ください。
電話 xxxxxx
こうすることによって、急いでいる人はあなたに連絡をとることができます。
また、他のメンバーが対応をする場合は、電話番号のところにメンバーのメールアドレスを記載をするのがいいでしょう。
不在メールの設定方法
- ファイル
- 自動応答
- 自動応答ボックスで自動応答を送信するを選択
- 自分の所属組織内および、自分の所属組織外タブで、それぞれ応答メッセージを入力します。
文章は、上記の参考文を参考にしてください。
さて、ここからはメールを受け取る側の方法をご紹介します。
たくさんのメールでは、メールを読む順番が大事です。
緊急なもの、そうでないものを見極め、優先度の高いものからメールを返信していきます。
それには、
4.件名でSort（ソート）
つまり並び替える必要があります。
まずは、件名のバーをクリックをし、件名ごとに並び替えをします。
そうすることによって、件名ごとの一番上にきているものが最新ということがわかります。そして、それが誰宛にきているのかを見ます。自分あてでなければ、あなたはただのCc（参考）ですので、あなたに回答、対応を求めている件名からそれを開いていきます。
5.カテゴリー
次に重要度を見極めます。
簡単に答えられるものは、すぐに回答。
少し時間がかかるものは、カテゴリー項目をマークしておきます。そして、できるだけその日のうちに回答をします。
6.自動振り分け
自分とは全く関係のないメールは、自動振り分けを設定し、Inboxフォルダーに入らないようにします。
削除または、他のフォルダーなどに入れるようにし、Inboxフォルダーには常に必要なものだけを入れるようにしましょう。
件名でSort（ソート）、カテゴリー、自動振り分け方法は、
に記載されていますので、ご参考に。
7.テンプレート
もし、決まったフォマットなどがある場合、毎回、それをコピーして書き換えるのは大変ですので、テンプレートに保存をしておきましょう。
そうすることによって、テンプレートから定型分を読み出すことによって、すぐに書き、送信をすることができます。
テンプレートの設定方法
- 新規メールを作成
- 宛先、件名、本文を入力
- ファイルタブで名前を付けて保存をクリック
- わかりやすいファイル名を付けてください
- ファイルの種類でOutlookテンプレーを選択
- 保存をクリック
これでテンプレートの作成は、完了です。
テンプレートの使用方法
作成をしたテンプレートを使う場合は、
- ホームメニュー
- その他のアイテム
- フォームの選択
- フォルダーの場所でファイルシステム内のユーザーテンプレートを選択
そうすると、作成をしておいたテンプレートが表示されますので、追記などをして送信をします。
まとめ
いかがでしたか？今回は、長くなってしまいましたが、メールを使いこなす7つの方法についてご紹介をしました。
他にも便利に使う方法はまだまだあります。機会をみて、ご紹介ができればと思います。
大量のメールのやりとりだけで時間を取られ、本来のやるべき作業ができないことはとてももったいないことです。
定時内に効率よくメールや作業をし、なるべく残業をしないで、さっさと退社をし、自分の時間をとるようにしましょう。
仕事も自分の時間も両方大事にし、充実した人生を送りましょう！
