毎日送られてくる、たくさんのメール
そのため、なかなか仕事に集中できないことありませんか？
今回は、そのメールを効率よくできる方法をご紹介
オフィスでよく使われる、Outlookでの操作方法になります。
※英語と日本語版で表示文言が変わります。
目次：仕事ができる女（ひと）はメールを○○をする
ルール、自動振り分けをする
件名でSort（ソート）
カテゴリーで色分け
その日のものは、その日のうちに振り分け
Inboxを空にする
まとめ
ルール、自動振り分けをする
自分に関係ないものがある
大量のメールの中には自分宛のものではなく、自分はCcだったり、全く関係ないものが送られてくるものも結構あります。
そのため、本当に自分宛の大切なメールを見るのが遅くなったり、見落としてしまうことがあります。
それを回避するために、
ルール、自動振り分けをすることによって、
この件名またはこの人からのものは、このフォルダーへ
または、いらないメールは直接ゴミ箱へ
と設定をすることができます。
まず、
メールをクリック（開かずクリックだけ）すると反転（色が変わります）
Home メニュー
Rulesをクリックすると、プルダウン（下にメニュー）が出ますので、
Create Ruleをクリック
その後、何で振り分けをするかを決めます。
例えば、全く関係ないプロジェクトになぜか送られてきている場合は、
そのプロジェクト件名のメールに対して、ルールを適用。
その後、振り分けるフォルダーを指定。
それだけです。
件名でSort（ソート）
次は、Inboxのフォルダーにたくさんのメールが表示されているところの、
件名バーをクリック
件名バーとは、送信者、件名、受診日などが表示されている、
一番上のバーです。
件名バーをクリックすると、件名ごとに表示されます。
その後、
各件名の最新の物を開き読みます。
最新のメールを見れば、結論がどうなっているのか。
今、何待ちなのかがわかります。
そのため、各件名の全てのメールを読む必要はありません。
もし、最新のだけでもわからなかったら、その開いたメールを下にたとっで見ることで、
どういった経緯になっているのかがわかります。
そして、
見終わった件名の全てのメールは、他のフォルダーに移動
をします。
他の件名のメールも同じように見て、他のフォルダーに移動をします。
カテゴリーで色分け
同じようにメニューバーには、カテゴリーという項目があります。
送られてきたメールに対して返信をしなければいけないけど、今は他の作業があるからという場合などに、自分の決めた色をつけます。
その他に作業をしなければいけないので、忘れないようにと色付けをします。
例えば、返信が赤
作業をしなければいけない物は、青
など
その後、カテゴリーSortをします。カテゴリーバーをクリック
そうすると、色分けをしたものと、していないものが別れます。
色分けをしていないものは、読んだけど、特に返信や作業などのアクションがないものとなります。
その色分けをしていないものをまとめて、他のフォルダーに移動をします。
あとは、返信をしたり、作業をしたものは他のフォルダーに移動をします。
その日のものは、その日のうちに振り分け
このようにして、読んだもの、返信、作業をしたものを、他のフォルダーに振り分けを、その日のうちにできるだけやります。
そして、なるべく早く返信、作業をして、仕事を先延ばしにしないようにします。
Inbox（受信トレイ）を空にする
このようにして、
Inbox（受信トレイ）の中のメールをできるだけ、空にします。
そうすることによって、メールが送られてきても、すぐに見分けることができ、対応ができます。
まとめ
いかがでしたか？
このようにして、
できる女（ひと）は、メールをきちんと使いこなしています。
すぐに返信、作業をすれば、本人だけでなく、他の人がみても、
おっ、この女（ひと）は、仕事ができるな
と、一目置かれますね。
逆に言うと、仕事ができないひとは、
返信、作業が遅い
メールの受信トレイの中は、たくさんのメールだけで、
読んでいない、理解していない
そして、探せない
と、こういう人が多いものです。
メールの受信トレイは、あなたの頭の中と同じです。
メールを使いこなして整理整頓をして、スッキリと効率よく仕事をしたいですね。
