仕事をスムーズに進めるために制するもの

 

毎日、たくさんこなさなければいけない仕事

今日はこの仕事をやろうと思っていても急に他の仕事が入ってきたりします。

 

今日中に、すぐにと、依頼がくることはないですか？

中には急遽会議に呼ばれることもあります。

本当に、大至急のものだったら仕方がありませんが、もっと前に言ってくれればというものもありますよね。

 

今回は、そんな急な依頼でも仕事をスムーズに進められるために制するもの

についてご紹介

 

早く出社をする

朝、早く出社をすることはとても効率がいいです。

人と違う時間に動く

にも記載をしてありますように、メールがこない静かな時間に集中をして仕事をするのがお勧めです。

 

私の知っている外国人のボス達は、早くにきて仕事をしています。沢山のメールの対応をしていると思いますが、この静かに時間を大切にしているのでしょう。始業時間の１時間かそれよりももっと前に出社をしています。

帰りは、定時か定時少し過ぎた時間位で退社をし、家族と夕食をとっています。

 

仕事も家族も大事ですからね。

予定表に書く

Outlookなどの予定表に、こなさなければいけないものを書くことをお勧めします。

 

そうすることによって、会議の招集をする人は参加者の予定が空いている時間に会議のInvitationを送ります。

それによってあなたの予定は、急な会議によって崩されることはありません。

 

通常は。

中には、人の予定有無など確認せず、Invitationを送ってくる人もいますが。。。

 

また、予定表に書くことによって、あなたは効率よく仕事を進めることができます。

この時間帯は、この仕事と

集中をして作業に取り掛かるというメリットがあります。

色を変える

もう１歩進んで、予定をこなし終わったら、その予定表をあなたのすきな色に変更をしておくことをお勧めします。

 

今日予定をしていたものの色が変わったことによって、達成感がでます。

あー、今日は、こんなに仕事をしたんだーと。

 

レポートにすぐに書ける

週間や月間レポートなどを書くときに、この予定表をみれば、どういう仕事をこなしたかということがわかり、レポートに簡単に記載をすることができます。

ところが、この予定表、達成したものの色の変更をしていないと、週間、月間レポートに何をやったか思い出しながら書かなければいけないので、とても時間がかかりますし、抜け漏れもでてきます。日々たくさんの仕事をしているので、１ヶ月どころか１週間前のことも思い出せないかも知れません。

そのため、予定表を書くということは、仕事でもプライベートでもとても大事なことです。

単語登録をする

メールを書くときによく送るお客さん名や文言などは、単語登録をします。

 

例えば、

と、一般的によく送られる文章です。

 

これを簡単に、早く入力するために、

Windowsの場合は、IMEという単語登録機能を利用をします。IME漢字登録と検索をすると登録の仕方がでてきますので、細かい設定方法はそちらを参照にしてみてください。

○○会社XX様

と単語登録をする場合は、

 

と、登録をしておきます。

そうすると、○と入力をし、変換キーを押すと

○○会社XX様

まででてきます。

お世話になります、YY会社のZZです。

同じように、

 

と、登録をすれば、

おせ

と入力をし、候補キーをそうだけで、

お世話になります、YY会社のZZです。

と、でてきます。

 

よろしくお願いします。

も、同じです。

 

 

と、登録をすれば

よろと入力をし、変換キーを押すと

よろしくお願いします。

と、でてきます。

 

このようによく使う言葉を単語登録をしておけば、入力の手間や誤字脱字を防ぐことができます。

 

また、よく送る宛先で難しい漢字の人も登録をすれば、毎回漢字を探す時間や手間が省けますよ。

 

Excelの関数などを使う

Excelの関数というと難しいというイメージがあるかも知れませんが、全部覚える必要はありません。ただ、Excelをただの表計算の足し算、引き算だけしか使わないのは、とてももったいないことです。また、２つ以上のExcelを見比べたりするときには、圧倒的に関数を使った方が便利ですし、間違いが減ります。

もし、そういう場面になったら、検索をしてみると方法が載っていませす。

例えば、

Excel 比較

など

関数はたくさんありますので、どれが一番今のそのシートに必要かを見比べて使ってみましょう。

その他にも、

YoutubeなどでExcelの機能を紹介

しているチャンネルがあります。

 

どんな機能があるのかだけを知っておけば、もし、必要になったときに、

そういえば、こんな機能があったなーと思い出し、あとは、参考にして使えば簡単にできますよ。

英語はコピペ

ビジネス英語では、結構同じようないい回しをすることが多いです。

 

そのため、他の人のメールなどをみて、このフレーズは使えると思ったら、

Excelなどにコピペをしておいて、あなただけのオリジナルシートを持っておけば、

必要なときにそれを参考にしてメールを送ることができます。

 

そうやっていくうちにそのシートを使わなくても、自然に英語のメールが打てるようになってきます。

 

翻訳ツール

今は、

Googleの翻訳ツール

も昔と違って、だいぶ学習をしてきているので良い翻訳になってきています。正直、昔はひどかったです。。。

もう１つ翻訳ツールでお勧めのものは、

DeepL

があります。これは、論文などたくさんの文章をAIで学習をしてきていますので、とても自然な翻訳になっています。

私も、自分で作った文章が正しいかを検証するときによく使っています。長文も早く翻訳ができるので、とても助かっていますので、お勧めですよ。

まとめ

いかがでしたか？

ここに挙げたのは、ほんの一部です。機械をみて、また他の機能もお知らせができればと思います。

大切なことは、もっと効率よくできる方法はないかと常に頭の片隅に置いておくことです。

そうすることによって、便利な方法を発見、改善をし、毎日の仕事が効率よくなり、Excelや英語などのスキルアップとともに、残業が減り早く帰れたり、プライベートの時間を有効に使えるようになりますよ。